19 Mar Gestione del tempo e produttività: facciamo chiarezza.
Se sei qui è perché probabilmente il classico metodo di time-management chiamato “Vivere alla giornata” o il “Young, wild & free” non si sono rivelati esattamente performanti come speravi.
Inoltre, come tutti, forse non sopporti più di provare la sensazione dello scivolare inesorabile del tempo tra le dita, con la consapevolezza di non averlo fatto fruttare al meglio delle tue possibilità.
Quanto sarebbe bello far fruttare ogni secondo del nostro tempo al massimo?
Quanto sarebbe soddisfacente completare ogni singola task giornaliera e vedere quella to-do list tutta bella spuntata?
Eh lo so. Chi non vorrebbe?!
Bene, sappi che sono qui proprio per dirti che non realizzeremo nessuno di questi stupendi desideri!
Forse mentre leggevi già te lo aspettavi. Forse no.
In ogni caso non ti preoccupare, perché c’è comunque una buona notizia per te:
il metodo per massimizzare la tua produttività tramite anche un’attenta (e sostenibile) gestione del tempo, non è una chimera. Esiste. E all’interno di questo articolo ti andrò a dare degli spunti molto pratici da cui potrai partire e che ti porteranno a risultati soddisfacenti già nel breve periodo.
Ovviamente, per portare l’organizzazione delle tue giornate ad un altro livello serve molto di più: partendo dall’instaurazione di nuovi paradigmi, nuovi pensieri, fino ad arrivare alla definizione di strategie che ti permettano di pianificare i tuoi obiettivi addirittura ad anni di distanza!
All’interno di questo articolo andrai quindi a scoprire:
- Cosa si intende (davvero) per Gestione del tempo, a cosa serve e quanto influenza la nostra produttività
- Perché pianificazione ed etica del lavoro saranno le tue armi vincenti: l’esempio di Richard Williams
- Tecniche e tips di gestione del tempo e produttività
- Apps di gestione del tempo e produttività.
- Gestione del tempo e produttività: i libri da cui iniziare.
- Corsi sulla gestione del tempo. Davvero ti servono?
COSA SI INTENDE (DAVVERO) PER GESTIONE DEL TEMPO, A COSA SERVE E QUANTO INFLUENZA LA NOSTRA PRODUTTIVITÀ
La farò semplice: gestire il proprio tempo non vuole dire altro che gestire le proprie energie, fisiche e mentali. E se fatto con il giusto metodo, può letteralmente rivoluzionare la tua vita.
Mi spiego meglio…
Molto spesso si pensa che una pianificazione performante delle proprie giornate abbia il solo obiettivo di farci portare a termine più lavoro possibile. E come dare torto a chi lo pensa, viviamo in un’epoca davvero frenetica e in cui i risultati lavorativi sembrano essere l’unica cosa che conti.
Tuttavia, è importante consapevolizzare che una sana e sostenibile pianificazione del proprio tempo (che porta anche ad un considerevole incremento della produttività) inizia da un’oculata scelta delle priorità.
E tra tutte le priorità la più importante, incredibile ma vero, siamo noi stessi.
Sì, hai capito bene. Lo scopo di una corretta pianificazione è quella di darci modo di ritagliare del tempo per noi.
Perché le prime cose che abbiamo il dovere di includere quando pensiamo alla gestione delle nostre giornate, non sono solo i momenti dedicati ai nostri sogni, ma anche quelli per il nostro benessere.
E per iniziare a fare questo, la domanda da farsi è concettualmente molto semplice…
Se osservo le cose a cui ho dato la priorità nell’ultimo mese, posso dire che mi sto impegnando in maniera “intelligente” (o meno masochista, se vuoi), concentrandomi sulle cose davvero importanti?
…Sì, concettualmente molto semplice. Ma come potrai aver già inteso, la risposta a questa domanda sarà un po’ meno immediata e piacevole.
Nel caso dovesse essere un “no”, è altamente probabile che tu abbia disperso tante delle tue preziose energie senza accorgertene, arrivando:
- A trascurare il tuo benessere;
- Ad essere molto più “affaccendato/a” che “impegnato/a”, se ci pensi attentamente.
Ma c’è dell’altro!
Parlando sempre di ottimizzazione dell’energia, c’è un ulteriore motivo che ti dovrebbe spingere a dedicare almeno un paio di ore la domenica ad una bella pianificazione della settimana…
Hai mai sentito parlare di “Decision Fatigue” (ergo, fatica decisionale)?
Si tratta dell’impegno mentale che ogni decisione richiede, ed è pericolosamente sottovalutata.
Immagina la nostra mente come una batteria:
a seconda dello sforzo che le si richiede, e nel nostro caso si tratta del peso delle scelte da compiere, viene affetta da un prosciugamento più o meno rapido delle proprie energie.
Ora, leggi attentamente ciò che sto per dirti, perché sto per far cadere la tua mascella a terra:
un professore dell’Università di Stanford, Robert Sapolsky, ha affermato in un recente studio che un giocatore professionista di scacchi, durante un torneo molto impegnativo, arrivi a consumare oltre 6000 calorie al giorno!
E ti dirò di più!
Nel 1984 fu interrotto un campionato del mondo perché uno dei due partecipanti, Anatoly Karpov, arrivò a perdere oltre 10 kg nel giro di 5 mesi. Ti rendi conto? Restando completamente immobile!
“Sembrava stesse morendo” affermò il Grande Maestro e commentatore del torneo Maurice Ashley.
Seguendo questo ragionamento, è facile capire il motivo per cui gente come l’ormai ex CEO di Apple, Steve Jobs, si vestisse sempre allo stesso modo. Prendere anche la più piccola delle decisioni ci fa perdere energie preziose, figuriamoci il decidere ogni singolo giorno a cosa dare la priorità o, addirittura, cosa fare.
Ovviamente noi non avremo bisogno di arrivare a questi livelli. Infatti, potremo ottenere un buonissimo 80% di ottimizzazione delle nostre energie intervenendo sul 20% che impatta davvero: una pianificazione in anticipo e nel dettaglio delle attività che dovremo svolgere, cercando di prendere in considerazione anche probabili imprevisti.
PERCHÉ PIANIFICAZIONE ED ETICA DEL LAVORO SARANNO LE TUE ARMI VINCENTI: L’ESEMPIO DI RICHARD WILLIAMS.
Non è detto che accada ovviamente, ma un pensiero fuorviante che potrebbe attraversarti (io ne so qualcosa) potrebbe essere quello di pensare che un’attenta progettazione del proprio tempo sia solo una conseguenza del successo, e non un suo presupposto.
In altre parole, solo nel momento in cui avremo aziende da milioni, o miliardi, di dollari avremo la necessità di pianificare le nostre giornate.
E anche se il pensiero non ti ha nemmeno sfiorato non importa, cercavo una scusa per portare alla tua attenzione un esempio reale della potenza della pianificazione che mi ha lasciato davvero impressionato.
Hai mai visto il film “Una famiglia vincente – King Richard”? Parla della storia di Venus e Serena Williams, le 2 più grandi giocatrici di tennis di tutti i tempi.
Il padre delle due ragazze si chiamava Richard Williams e guardando il film non ti nego che mi abbia colpito molto per due ragioni:
- L’atteggiamento vincente che è stato capace di portare avanti e imprimere a fuoco nella mente delle due figlie fin dalla loro infanzia;
- Per la spaventosa capacità di pianificazione che lo ha contraddistinto.
Non ti preoccupare, non ti sto per dare spoiler… Ti basti sapere che Richard disse di aver programmato l’intera vita delle sue due figlie ben prima che loro nascessero.
Per la precisione stilò un piano di ben 78 PAGINE.
Mentre sto scrivendo questo mi sento sinceramente male se penso quanto a me metta pensiero pianificare anche la cena con gli amici il sabato a volte, ma ritorniamo a lui.
Forse esagerato? Assolutamente sì!
Ha avuto ragione? ASSOLUTAMENTE Sì!!
Richard Williams credeva fermamente che l’etica del lavoro unita ad un’attenta pianificazione potesse fare davvero la differenza. E questa credenza si è rivelata un’arma a dir poco vincente a giudicare dai risultati delle sue figlie.
È sottinteso… non punteremo a diventare come Richard!
Pianificare una vita intera non è né necessario né “divertente”, ma arrivare a programmare e monitorare annualmente, come insegniamo nella serata della nostra Scuola di Formazione “Programma il tuo anno migliore di sempre”, andrà più che bene e ti darà quella visione d’insieme per evitare che ogni nuovo proposito di gennaio si trasformi in un possibile rimpianto.
TECNICHE E TIPS DI GESTIONE DEL TEMPO E PRODUTTIVITÀ
Finalmente siamo arrivati alla parte più croccante eh?!
Di principi/tecniche/regole per aumentare la propria produttività e ottimizzare la propria gestione del tempo ce ne sono davvero tantissime e te ne voglio fornire una bella carrellata.
Molte saranno provenienti dalla nostra Memory Academy (in caso non lo sapessi è la nostra Accademia di Apprendimento avanzato in cui, essendo sempre la parola chiave di tutto “ottimizzazione dell’energia”, copriamo una grande quantità di argomenti utili: Gestione del tempo, pianificazione degli obiettivi, Tecniche di memoria, lettura veloce, mappe mentali e tanto altro con l’unico scopo di dimezzare tempi e fatica durante lo studio), altre da blog che ho ritenuto molto interessanti:
- La Tecnica del Pomodoro. Nel caso tu sia un novizio sappi che è tanto semplice quanto efficace. Ovviamente, come per la maggior parte delle cose, il divertente sarà adattarla alle tue esigenze e peculiarità al fine di ottimizzare le tue energie in modo sempre più performante.
Si tratta di una tecnica inventata da Francesco Cirillo intorno agli anni ’80 e si basa su un concetto fondamentale: per rimanere concentrato a lungo, il nostro cervello ha bisogno di alternare cicli di intenso lavoro a momenti “di svago di qualità”.
Come applicarlo nel concreto? Inizia semplicemente nell’impostare un timer quando inizi a lavorare o studiare e assicurati di alternare 25 minuti di lavoro a 5 minuti di pausa.
Dopo 4 sessioni di lavoro, separate da 3 pause da 5 minuti, potrai finalmente concederti una pausa un po’ più lunga, 15 minuti, prima di ricominciare con un altro ciclo da capo!
Sì lo so…
”25 minuti e basta di lavoro? Sono davvero troppo pochi! Cosa posso portare a termine in così poco tempo?”
…Vero?
Non ti do torto. All’inizio pure io ero di questa idea.
La prima cosa che devi sapere è che, quando ti sarai allenato con questa tecnica e saprai entrare velocemente nel tuo stato di massima produttività per tutta la durata del ciclo, portai cominciare ad aumentare la durata delle tue sessioni di lavoro da 25 fino a 50 minuti.
Ma fai attenzione! Non avere fretta: aumenta poco per volta allenando costantemente la tua mente.
La seconda cosa che ti voglio dire è che esistono delle regole che potrai seguire per aumentare la tua produttività durante queste sessioni e rendere il tuo pomodoro un po’ più “piccante”: per scoprirle ti invito a leggere gli 11 step da seguire per uno studio a prova di distrazioni, ma una te la anticipo già qui…
In qualunque punto tu sia dell’argomento che stai studiando o del lavoro che stai svolgendo, anche se sei riuscito ad entrare nel flusso, quando il timer suona devi smettere di lavorare.
Sì, forse è il punto un po’ più ostico. Anche a me tutt’ora viene da esclamare “No dai…Proprio ora?!”, però devi farlo.
Una delle peculiarità della tecnica del pomodoro è proprio la creazione del senso di urgenza. Infatti, secondo La legge di Parkinson:
“Il lavoro si espande per riempire il tempo disponibile al suo completamento”
In altre parole, più tempo ci prendiamo per portare a termine un compito, più tempo ci metteremo.
Inoltre, abituando la nostra mente ad un lavoro più breve ed intenso sarai capace di entrare nel flusso molto prima.
Magari questa tecnica l’hai già sentita, è anche vero che tra il sapere ed il fare (e farlo anche bene) c’è di mezzo un bel po’ di roba, sei d’accordo?
Dimmi sinceramente, hai seguito tutti i piccoli accorgimenti che ho dato sopra?
In caso la risposta fosse un “No” allora applica subito e fammi sapere come cambia la musica!
In caso la risposta fosse comunque “Sì!” allora ti faccio i miei complimenti e ti invito a continuare a leggere, perché andrò ad elencare qualche altra tecnica e principio che soddisferà anche dei palati un po’ più esigenti come il tuo!
- Matrice di Eisenhower. Sai la differenza tra “importante” ed “urgente”? Se la risposta è “No” allora questa matrice sarà una vera e propria rivoluzione per te.
Questa matrice si basa sulla classificazione delle task che svolgiamo ogni giorno all’interno di una tabella, tenendo in considerazione quanto sono appunto “importanti” e “urgenti”, così da stabilirne con chiarezza le priorità.
Quando ne ho sentito parlare io per la prima volta è stato abbastanza traumatico, perché mi sono scontrato con una dura realtà: perdevo (e ci casco tutt’ora ovviamente) tanto tempo in cose che comportavano un bassissimo impatto sui miei obiettivi.
Tuttavia, è stata una di quelle testate forti che mi hanno fatto riprendere il timone del mio tempo.
Puoi approfondirne il funzionamento cliccando qui!
Provare per credere!
- Principio di Pareto o dell’80/20. Ebbene sì, il buon Vilfredo Pareto scoprì uno schema ricorrente in ciascun ambito della nostra vita: c’è un 20% dei nostri sforzi che produce l’80% dei risultati.
Troppo bello per essere vero? Infatti la sfida sta nel trovare quel 20%.
Vale per il PIL di una nazione (il cui 80% è detenuto dal 20% dei suoi abitanti), per lo studio, per l’apprendimento di una nuova lingua e per i clienti del tuo business. Insomma, per qualunque cosa.
Per quanto riguarda la tua produttività, uno dei modi che puoi usare per aumentarla, è di trovare quel 20% di giornata in cui sei così produttivo da ottenere l’80% dei risultati.
Ovviamente, tutte le sfaccettature dell’applicazione di questa tecnica sono un tema piuttosto vasto, che richiede molto più di un articolo per essere sviscerato.
- L’approccio “Time Budget”. Secondo me questo non lo conosci. Detto in poche parole consiste nell’assegnare un budget temporale a tutte le tue attività: lavoro, esercizio fisico, riposo, apprendimento etc…
Laura Vanderkam, la scrittrice del libro “168 Hours”, consiglia (sorpresa delle sorprese) un budget di 168 ore a settimana, da distribuire tra tutti gli ambiti sopra menzionati.
- Dire “NO”. Banale a dirsi? Può darsi. Difficile a farsi? Direi di sì!
Perché è così difficile dire “NO”?
La ragione è abbastanza semplice: in quanto esseri umani uno dei nostri bisogni fondamentali è quello delle relazioni sociali, e il fatto di negare un qualcosa a chiunque ce la chieda ci fa sentire di star compromettendo in maniera irreparabile la nostra relazione con quella persona.
Inoltre, aver paura di dire “tu sai cosa” (spero che i fan di Harry Potter apprezzino) sta anche a manifestare un bisogno impellente di evitare un qualunque tipo di conflitto.
Vuoi approfondire l’argomento? Clicca qui
- Tecnica del Cuscino. Mi viene sinceramente da ridere mentre scrivo perché una dei nostri Tutor, Camilla, si diverte da matti ad illustrare questa tecnica ai nostri allievi, facendo un sacco di battute su questo nome così singolare.
Questa tecnica è davvero semplice ed efficace. Consiste nel decidere, prima di andare a dormire, qual è la task che vuoi assolutamente portare a termine il giorno dopo.
Pensa a quell’azione che, una volta fatta, ti darà una sensazione del tipo: “Ahhh la giornata potrebbe finire anche ora e sarei comunque soddisfatto/a”.
That’s it!
- Lofi vibes. “Mh…Che?”. Ora ti spiego brevemente…Non è una vera e propria tecnica, ma è sicuramente un ottimo “accompagnamento” nelle giornate di studio/lavoro più intense: consiste semplicemente nell’ascoltare suoni rilassanti o che favoriscono la concentrazione durante i momenti di massimo focus.
Degli studi, infatti, hanno dimostrato che in risposta a specifici stimoli auditivi e visivi si ha il fenomeno sensoriale dell’ASMR (ovvero Autonomous Sensory Meridian Response). Cosa comporta questo fenomeno? Molto semplicemente sensazioni di rilassamento e benessere generale.
Non sai dove trovare questi stimoli? Ci sono io apposta, clicca qui e ascoltateli (magari mentre leggi i nostri articoli).
In caso non fossero di tuo gradimento puoi comunque cercare compilation con suoni a 40Hz (mi aiutano un sacco pure quelli)
E se proprio ho toppato alla grande fino ad ora e ti piacciono solo i suoni della natura o della pioggia battente ti posso consigliare questo sito totalmente gratuito (per ascoltare direttamente delle playlist vai su “More”).
Che dici? Giusto qualche piccolo spunto da iniziare ad applicare, no?
APP E ALTRI STRUMENTI PER GESTIONE DEL TEMPO E PRODUTTIVITÀ
Questa parte sarà un pochettino più corta della precedente ma vedrò comunque di darti degli spunti molto importanti.
Bando alle ciance e cominciamo:
1. Per una Gestione del tempo più performante:
- Google Calendar. Si, sono abbastanza scontato. Ma se sfruttato al meglio Google Calendar è un vero e proprio salvagente. Specialmente per quanto riguarda i promemoria (sia per te che un tuo eventuale team di lavoro).
- Mappe Mentali. Io non sono mai stato un tipo organizzato, te lo dico sinceramente, ma da quando ho iniziato a sfruttare la “Mappa Top Week” (sempre uno degli strumenti che insegniamo nella Memory Academy) la mia vita è letteralmente cambiata.
Grazie ad alcuni accorgimenti riesco a tenere conto di molti imprevisti e ad avere una visione chiara ed immediata di cosa dover fare, cosa posso “procrastinare” in caso di necessità, lo stato di svolgimento delle mie task e tanto tanto altro…
Certo, non riesco a prevedere qualunque imprevisto e a volte non finisco la giornata con la mia To-Do list tutta spuntata, ma arrivo sempre soddisfatto.
Questo perché so quali siano le mie priorità e i criteri per mantenere comunque un sano equilibrio tra lavoro, svago, salute e relazioni.
2. Per aumentare la tua Produttività:
- App Concentrazione di Windows 11. No, non guardarmi in quel modo. Per quanto possa sembrare strano è davvero utilissima. In pratica, tu metti il timer totale di uno slot di studio e lei gestisce in automatico tempi di lavoro e pause.
Esatto, una specie di pomodoro robotico.
Non so se la pensi come me, bella la Tecnica del pomodoro con il Timer da cucina apposito eh per carità, ha il suo indiscutibile fascino retrò, però è ora di voltare pagina.
Anche perché il bello di questa applicazione è che blocca qualunque tipo di notifica per la durata totale della sessione che hai scelto! Quindi ti permette di ridurre le distrazioni al minimo.
- One Sec. App davvero pazzesca. Detto in parole povere, ti obbliga ad aspettare ogni qualvolta tu voglia aprire un’app che decidi di farle gestire.
Lo colleghi alle app che sai essere pericolose per la tua produttività e poi lasci fare a lei. Credimi, rimarrai impressionato e anche divertito dal suo funzionamento.
Ti dico solo che, nell’attesa che tu decida se aprire o meno l’app in questione, ti propone delle attività alternative che puoi svolgere, tra cui anche “Chiama tua mamma”.
C’è sia la versione free che quella premium.
- Forest. App mooolto interessante.
È un timer che ti aiuta un sacco a rimanere concentrato durante le tue sessioni di lavoro/studio/lettura.
Quando avrai terminato il tempo avrai piantato e fatto crescere un albero (digitale) a tua scelta. Potrai scegliere a priori se optare per una sessione di “concentrazione intensiva” oppure no. In caso affermativo sappi che non potrai uscire dall’app, o l’albero che hai piantato morirà.
La cosa fighissima è che potrai tenere d’occhio i tuoi risultati (in un range di settimana/mese/anno) vedendo la quantità di alberi piantati, tirare le tue conclusioni e farti i dovuti feedback per migliorare sempre di più!
GESTIONE DEL TEMPO E PRODUTTIVITÀ: I LIBRI DA CUI INIZIARE.
Siamo quasi arrivati alla fine, e per ringraziarti di essere stato in mia compagnia fino a questo punto ora voglio condividere con te quelli che, secondo me, sono i migliori 5 libri riguardo la gestione del tempo e la produttività:
- Deep Work (Cal Newport)
- The Power of When (Dr. Michael Breus)
- 15 Secrets Successful People Know about time management (Kevin Kruse)
- Mind Management not Time management (David Kadavy)
- Eat that Frog (Brian Tracy)
Oltre a visitare la sezione “gestione del tempo” di questo blog, questi puoi anche spulciare in internet e trovare tanti altri blog di valore da cui prendere anche consigli più aggiornati e adattati ai tempi di oggi. La rete è un posto meraviglioso se sai dove cercare.
CORSI SULLA GESTIONE DEL TEMPO: MA DAVVERO TI SERVONO?
Mmmh… NI.
Mi spiego meglio…
A parte il fatto che, come ho già detto, in rete c’è una quantità di informazioni e di esperienze davvero inimmaginabile e, anche volendo, non basterebbe tutta una vita per studiarle e metterle in pratica tutte.
Oltre a questo, credo che migliorare la propria gestione del tempo e produttività sia solo una parte del processo che ci permette di ottenere risultati davvero soddisfacenti.
Mettiamola così: sarebbe come pretendere di portare una 500 allo stesso livello di una Ferrari andando a copiarne solo gomme e carrozzeria.
Per carità, l’aerodinamicità cambia e con delle gomme più larghe l’aderenza e la stabilità migliora decisamente, ma siamo d’accordo che per poter arrivare ad ottenere le stesse prestazioni della Ferrari sia necessario intervenire anche sulla parte più essenziale delle performance di una macchina: il motore.
Con questo cosa voglio dire?
Per ottenere il massimo da ogni tua ora lavorativa e di studio necessiti di aggiornarti velocemente e stare al passo con l’enorme flusso giornaliero di informazioni che caratterizza i nostri tempi.
E proprio per questo ti invitiamo al nostro webinar “Potenzia La Tua Mente”. Un webinar interamente dedicato all’apprendimento avanzato in cui ti sveleremo (e toccherai con mano) le tecniche che ti permetteranno di ottenere più risultati in meno tempo e meno fatica. Clicca qui e compila il questionario per partecipare!